Politique de traitement des données personnelles


AITE SAS, identifiée comme entité juridique avec NIT : 900.503.035-1, opérant sous le nom commercial ECO HOTEL AITE, garantit la protection des données personnelles à tout moment, conformément à l'article 13 de la Constitution politique colombienne, à la loi 1581 de 2012 et au décret réglementaire 1377 de 2013.

  1. DÉFINITION

Conformément à la législation en vigueur sur la protection des données personnelles, les définitions suivantes sont fournies dans le but de fournir une application systématique et complète de ce manuel.

  • Autorisation : Consentement préalable et exprès du titulaire des données personnelles pour le traitement et la collecte.
  • Base de données : Ensemble d’informations personnelles obtenues avec l’autorisation du propriétaire des données personnelles.
  • Données Personnelles : Informations collectées par ECO HOTEL AITE SAS auprès de personnes physiques ou morales, publiques ou privées.
  • Personne concernée : Personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées.
  • Traitement : Ensemble d'opérations sur des données personnelles, telles que la collecte, le stockage, l'utilisation, la circulation ou la pression.
  1. DROITS DES MINEURS ET DES ADOLESCENTS

Les droits des mineurs et des adolescents seront respectés et prévaudront. La collecte et le stockage de données personnelles de mineurs et d'adolescents, par quelque moyen et sous quelque forme que ce soit, sont interdits.

  1. INFORMATIONS DEMANDÉES ET OBTENTION DE CELLES-CI

ECO HOTEL AITE SAS, dans le cadre de son objet social, collectera et conservera les données personnelles de tous ses clients afin de remplir pleinement ses obligations contractuelles et de satisfaire et comprendre les besoins de chacun de ses clients.

 

Les informations obtenues auprès des clients se feront par le biais de :

  • Bulletin d'information des abonnés du site Web
  • Programme de fidélité
  • Enquête de satisfaction
  • Base de données des clients du système de réservation
  • Base de données des agences de voyages visitées

 

Les différentes formes de collecte de données personnelles auront pour unique finalité le développement de l'objet social de ECO HOTEL AITE SAS

 

Les informations personnelles collectées auprès des clients via les canaux décrits ci-dessus peuvent inclure, sans toutefois s'y limiter :

  • Noms et prénoms complets
  • Adresse de résidence
  • Document d'identification
  • Ville – Campagne
  • Numéros de téléphone de contact
  • E-mail
  • Numéro de téléphone de contact
  • Adresse de contact
  • Ville – Campagne
  • Numéros de téléphone de contact

Ces données peuvent être stockées et/ou traitées sur des serveurs situés dans des centres de données, qu'ils soient les nôtres ou sous contrat avec des fournisseurs tiers, ce qui est autorisé par nos invités, visiteurs, clients, utilisateurs et fournisseurs lors de l'acceptation de la présente politique de confidentialité.

  1. EXACTITUDE DES INFORMATIONS

Nos invités, visiteurs, clients, utilisateurs et fournisseurs doivent fournir des informations véridiques sur leurs données personnelles afin que ECO HOTEL AITE SAS puisse fournir des services, et dans cette condition, ils s'engagent à fournir les informations requises.

ECO HOTEL AITE SAS assume la véracité des informations fournies et ne vérifie pas, ni n'assume l'obligation de vérifier, l'identité des hôtes, visiteurs, clients, utilisateurs et fournisseurs, ni la véracité, la validité, la suffisance et l'authenticité des données fournies. Par conséquent, elle décline toute responsabilité pour les dommages et/ou pertes de toute nature pouvant résulter du manque de véracité, de validité, de suffisance ou d'authenticité des informations, y compris les dommages pouvant résulter d'une homonymie ou d'une usurpation d'identité.

  1. FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Les informations collectées sont utilisées pour traiter, confirmer, exécuter et fournir les services et/ou produits acquis, directement et/ou avec la participation de fournisseurs tiers de produits ou services, ainsi que pour promouvoir et faire connaître nos activités, produits et services, effectuer des transactions, faire des rapports aux différentes autorités administratives et de surveillance nationales ou internationales, aux autorités policières ou judiciaires, aux entités bancaires et/ou aux compagnies d'assurance, à des fins administratives et/ou commerciales internes telles que des études de marché, des audits, des rapports comptables, des analyses statistiques, la facturation et l'offre et/ou la reconnaissance des avantages de nos programmes de fidélité.

Français En acceptant la présente Politique de Confidentialité et de Traitement des Données, nos hôtes, visiteurs, clients, utilisateurs et fournisseurs, en leur qualité de propriétaires des données collectées, autorisent ECO HOTEL AITE SAS à traiter ces données, en tout ou en partie, y compris la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la diffusion, le traitement et la suppression de ces données, pour l'exécution d'activités liées aux services et produits achetés, telles que la réalisation de réservations, la réalisation de modifications, d'annulations et de changements de ces réservations, les remboursements, le traitement des requêtes, des plaintes et des réclamations, le paiement d'indemnisations et d'indemnités, les registres comptables, la correspondance, le traitement et la vérification des cartes de crédit et de débit et autres instruments de paiement, l'identification des fraudes et la prévention du blanchiment d'argent et d'autres activités criminelles et/ou pour le fonctionnement des programmes de fidélité et d'autres fins indiquées dans le présent document.

Ce qui précède est sans préjudice des autres finalités qui ont été rapportées dans ce document et dans les termes et conditions de chacun des produits et services de chacune de nos unités commerciales.

Nous vous informons que des fournisseurs tiers (tels que des fournisseurs de systèmes de réservation, des agences de voyages, des centres d'appels, des banques et des compagnies d'assurance) peuvent être impliqués dans ces activités.

De plus, nos voyageurs, clients et utilisateurs, en tant que propriétaires des données collectées, en acceptant cette politique de confidentialité, nous autorisent à :

  • Utiliser les informations reçues de leur part à des fins de marketing de leurs produits et services, ainsi que des produits et services de tiers avec lesquels ECO HOTEL AITE SAS entretient une relation commerciale.
  • Fournir des données personnelles aux autorités de contrôle et de surveillance policières ou judiciaires en vertu d'une obligation légale ou réglementaire et/ou utiliser ou divulguer ces informations et données personnelles pour la défense de ses droits et/ou de ses biens, dans la mesure où cette défense est liée aux produits et/ou services contractés par ses voyageurs, clients et utilisateurs.
  • Permettre l'accès aux informations et aux données personnelles aux auditeurs ou aux tiers engagés pour réaliser des processus d'audit internes ou externes liés à l'activité commerciale que nous réalisons.
  • Consulter et mettre à jour les données personnelles à tout moment afin de maintenir lesdites informations à jour.
  • Contrat avec des tiers pour stocker et/ou traiter des informations et des données personnelles pour la bonne exécution des contrats conclus avec nous, dans le cadre des normes de sécurité et de confidentialité auxquelles nous sommes tenus.
  1. REGISTRE NATIONAL DES BASES DE DONNÉES

ECO HOTEL AITE SAS se réserve le droit, dans les cas prévus par la loi et dans ses statuts et règlements intérieurs, de conserver et de cataloguer certaines informations stockées dans ses bases de données ou banques, sans préjudice des accords de confidentialité préalablement conclus et acceptés par les parties.

ECO HOTEL AITE SAS procédera, conformément à la réglementation en vigueur et aux normes édictées par le Gouvernement national, à l'enregistrement de ses bases de données auprès du Registre national des bases de données (RNBD), administré par la Surintendance de l'industrie et du commerce. Le RNBD est le répertoire public des bases de données soumises à traitement opérant dans le pays et sera librement accessible aux citoyens, conformément aux normes édictées par le Gouvernement national.

  1. AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

On entend par avis de confidentialité le document électronique, connu ou inconnu, mis à la disposition du propriétaire des données personnelles.

L'Avis de confidentialité vous informera sur la manière dont les informations collectées seront traitées, comment y accéder et quelles caractéristiques seront attribuées aux données personnelles.

  1. CONTENU DE L'AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

L’avis de confidentialité contiendra, au minimum, les informations suivantes.

  • Nom ou raison sociale et coordonnées du Responsable du traitement.
  • Le traitement auquel les données seront soumises et sa finalité.
  • Les droits dont dispose le Titulaire.

Les mécanismes mis en place par le Responsable du traitement pour garantir que la personne concernée est informée de la politique de traitement des données et de toute modification substantielle de celle-ci ou de la déclaration de confidentialité correspondante. Dans tous les cas, le Responsable du traitement doit informer la personne concernée des modalités d'accès à la politique de traitement des données ou de consultation de celle-ci.

Le propriétaire des données personnelles, conformément à la législation applicable, au Manuel de politique de traitement des données personnelles et à la Politique de confidentialité, dispose des droits suivants :

  • Accéder, connaître, rectifier et mettre à jour vos données personnelles, en tant que responsable du traitement.
  • Par tout moyen valable, demander la preuve de l’autorisation accordée à ECO HOTEL AITE SAS, en sa qualité de Responsable du Traitement.
  • Recevoir des informations de la part d'ECO HOTEL AITE SAS, sur demande, concernant l'utilisation de vos données personnelles.
  • Se présenter devant les autorités légalement constituées, notamment la Surintendance de l'Industrie et du Commerce, et déposer des plaintes pour violation des dispositions en vigueur dans la réglementation applicable, après avoir consulté ou soumis une demande au Responsable du traitement.
  • Modifier et révoquer l'autorisation et/ou demander la suppression des données lorsque le traitement ne respecte pas les principes, droits et garanties constitutionnels et légaux en vigueur.
  • Avoir connaissance et accès gratuitement à vos données personnelles qui ont été traitées.
  1. PERSONNES QUI PEUVENT EXERCER LES DROITS DU PROPRIÉTAIRE
  • Par le propriétaire, qui doit justifier de manière suffisante de son identité par les différents moyens mis à sa disposition par le responsable.
  • Par le représentant ou le mandataire du propriétaire, après accréditation préalable du pouvoir.
  • Par stipulation en faveur d'autrui ou par un autre.
  1. CONSULTATION D'INFORMATION

Les données personnelles des titulaires d'informations détenues par ECO HOTEL AITE SAS peuvent être consultées par les personnes décrites ci-dessus.

Les personnes souhaitant consulter les informations doivent en faire la demande par écrit, laquelle sera traitée dans un délai de cinq (5) jours. En cas d'impossibilité, une réponse sera apportée dans ce délai. Le titulaire des données personnelles sera informé et une date de réponse sera fixée, laquelle ne pourra en aucun cas dépasser la moitié du délai initial.

Tout ce qui précède, sans préjudice des moyens de communication électroniques ou autres qui pourraient être mis en place à cet effet.

Les personnes concernées auront le droit de consulter gratuitement leurs données personnelles, une fois par mois calendaire, et dans les cas où des modifications substantielles sont apportées aux politiques de traitement des données.

  1. RÉCLAMATIONS

Le Titulaire qui estime que les informations contenues dans une base de données doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, ou qui constate une violation présumée de l'une des obligations prévues par la Loi, peut déposer une réclamation auprès du Responsable du traitement, en l'adressant par l'intermédiaire du service désigné à cet effet, la Direction commerciale, à l'adresse électronique cliente@irotama.com, qui assurera la protection des données personnelles au sein d'ECO HOTEL AITE SAS. La réclamation peut être déposée par le Titulaire, en tenant compte des informations visées à l'article 15 de la Loi 1581 de 2012 et au décret 1377 de 2013, ainsi que des autres réglementations qui les modifient ou les complètent.

Vous devez inclure les informations suivantes dans la demande :

  • Nom et prénom.
  • Type de document.
  • Numéro de document.
  • Téléphone.
  • E-mail.
  • Pays.
  • Affaire.
  1. RECTIFICATION ET MISE À JOUR DES DONNÉES PERSONNELLES

ECO HOTEL AITE SAS sera tenu de rectifier et de mettre à jour, à la demande du propriétaire, toute information obtenue qui serait incomplète ou inexacte.

La procédure à suivre pour la rectification et la mise à jour des données personnelles est la même que celle décrite dans la section Consultation des informations.

Pour demander la rectification ou la mise à jour des données personnelles, la personne concernée doit fournir des informations détaillées sur les corrections à apporter.

  1. SUPPRESSION DES DONNÉES PERSONNELLES

Le propriétaire a le droit, à tout moment, de demander à ECO HOTEL AITE SAS de supprimer les données personnelles lorsque :

 

  • Considérer qu’ils ne sont pas traités conformément aux principes, devoirs et obligations prévus par la réglementation en vigueur.
  • Elles ne sont plus nécessaires ni pertinentes aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
  • Le délai nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les fonds ont été collectés a été dépassé.
  • Cette suppression implique l'élimination totale ou partielle des renseignements personnels conformément à la demande du propriétaire des registres, fichiers et bases de données.
  • Il est important de noter que le droit de rétractation n'est pas absolu et que le responsable du traitement peut refuser l'exercice du droit lorsque :
  • Le propriétaire a l’obligation légale ou contractuelle de rester dans la base de données.
  • La suppression des données entrave les procédures judiciaires ou administratives liées aux obligations fiscales, à l’enquête et à la poursuite des délits ou à la mise à jour des sanctions administratives.
  • Les données peuvent être nécessaires pour protéger les intérêts légalement protégés de la personne concernée, pour mener une action fondée sur l’intérêt public ou pour se conformer à une obligation légale de la personne concernée.

 

  1. SÉCURITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES

Sur la base du Manuel de Politique de Traitement des Données Personnelles, ECO HOTEL AITE SAS disposera de toutes les mesures techniques et administratives permettant les éléments de sécurité nécessaires pour empêcher la falsification, la perte, la consultation ou l'accès non autorisé ou frauduleux aux informations personnelles contenues dans les bases de données.

Nonobstant ce qui précède, le client assume les risques découlant de la fourniture de ces informations sur un support tel qu’Internet, qui est soumis à diverses variables – attaques de tiers, défaillances techniques ou technologiques, entre autres.

ECO HOTEL AITE SAS fera ses meilleurs efforts technologiques pour garantir la sécurité des informations personnelles de tous ses clients et/ou utilisateurs, en utilisant des méthodes de sécurité raisonnables et actuelles pour empêcher tout accès non autorisé, pour maintenir l'exactitude des données et pour garantir l'utilisation correcte des informations.

 

 

  1. MISE EN ŒUVRE DES MESURES DE SÉCURITÉ

ECO HOTEL AITE SAS appliquera des protocoles de sécurité obligatoires pour le personnel ayant accès aux données personnelles et aux systèmes d'information. Cette procédure devra prendre en compte, au minimum, les aspects suivants :

  1. a) Les tiers contractés par ECO HOTEL AITE SAS doivent adhérer et se conformer aux politiques et manuels de sécurité de l'information, ainsi qu'aux protocoles de sécurité que nous appliquons à tous nos processus. b) Tout contrat entre ECO HOTEL AITE SAS et des tiers (contractants, consultants externes, collaborateurs temporaires, etc.) impliquant le traitement d'informations et de données personnelles comprendra un accord de confidentialité détaillant leurs engagements en matière de protection, de soin, de sécurité et de préservation de la confidentialité, de l'intégrité et de la confidentialité de ces informations. c) Portée de la procédure avec une spécification détaillée des ressources protégées. d) Mesures, normes, procédures, règles et standards visant à garantir le niveau de sécurité requis par la loi 1581 de 2012. e) Fonctions et obligations du personnel. f) Structure des bases de données personnelles et description des systèmes d'information qui les traitent. g) Procédure de signalement, de gestion et de réponse aux incidents. h) Procédures de réalisation de copies de sauvegarde et de récupération des données. i) Contrôles périodiques à effectuer pour vérifier le respect des dispositions de la procédure de sécurité mise en œuvre. j) Mesures à prendre lorsqu'un support ou un document doit être transporté, jeté ou réutilisé. k) La procédure doit être tenue à jour en permanence et doit être révisée chaque fois que des changements significatifs surviennent dans le système d'information ou son organisation. l) Le contenu de la procédure doit toujours être conforme aux dispositions en vigueur en matière de sécurité des données personnelles.
  2. VALIDITÉ

Ce manuel de politique de traitement des données personnelles entre en vigueur le 20 août 2013 et remplace tout manuel précédemment adopté.